Ngay cả khi muốn bắt đầu hoạt động phái cử lao động tại Nhật Bản, chúng ta cần có giấy phép phái cử lao động của cơ quan quản lý lao động ở địa phương. Đây là một loại giấy phép hoạt động kinh doanh khá phức tạp, yêu cầu nhiều điều kiện khác nhau và cần chuẩn bị nhiều loại giấy tờ.

Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về loại giấy phép này và có kế hoạch xin giấy phép phù hợp với hoạt động của công ty.

Các yêu cầu để xin giấy phép hoạt động phái cử lao động liên quan đến cách thức hoạt động của hệ thống này. Đầu tiên, hãy cùng tìm hiểu quy trình cơ bản khi thực hiện phái cử lao động.

(1) Khái niệm cơ bản về phái cử lao động

Phái cử lao động có nghĩa là bạn sẽ cử những người lao động mà mình đã tuyển dụng đến làm việc cho một công ty khác, nhưng vẫn duy trì hợp đồng lao động với công ty của mình. Điều này có nghĩa là người lao động sẽ làm việc theo sự chỉ đạo của công ty khác, không phải công ty mà họ ký hợp đồng.

Trong lao động thông thường, người lao động ký hợp đồng với một công ty và làm việc theo chỉ đạo của công ty đó. Tuy nhiên, trong trường hợp phái cử lao động, người lao động sẽ ký hợp đồng với công ty phái cử, nhận lương từ công ty này, nhưng thực tế làm việc sẽ diễn ra tại công ty tiếp nhận lao động. Họ sẽ phải tuân theo chỉ đạo từ công ty tiếp nhận.

Phái cử lao động bao gồm ba bên: công ty phái cử, công ty tiếp nhận lao động, và người lao động. Do đó, cần phải thực hiện hai loại hợp đồng:

• Ký hợp đồng phái cử giữa công ty phái cử và công ty tiếp nhận lao động.

• Ký hợp đồng lao động giữa công ty phái cử và người lao động.

Cả hai loại hợp đồng này đều rất quan trọng.

(2) Quy trình hợp đồng phái cử

Trong hợp đồng phái cử, cần xác định rõ các thông tin như nội dung công việc, địa điểm làm việc và thời gian phái cử.

Ngoài ra, một số công việc có thể có giới hạn về thời gian mà công ty tiếp nhận có thể nhận lao động. Trong những trường hợp như vậy, thời gian phái cử phải được thiết lập trong giới hạn cho phép của công ty tiếp nhận.

Thêm vào đó, hợp đồng phái cử cũng cần quy định về các biện pháp cần thiết để bảo đảm an toàn việc làm cho người lao động trong trường hợp hợp đồng bị chấm dứt sớm vì lý do từ phía công ty tiếp nhận.

(3) Quy trình hợp đồng lao động

Khi công ty phái cử ký hợp đồng với người lao động phái cử, họ phải cung cấp một tài liệu gọi là "thông báo điều kiện làm việc." Tài liệu này cần ghi rõ các thông tin như nơi làm việc, thời gian làm việc và công việc cụ thể mà người lao động sẽ thực hiện.

Thường thì hợp đồng với người lao động phái cử sẽ có thời hạn nhất định. Cần chú ý rằng nếu người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn, họ có thể đủ điều kiện để chuyển sang hợp đồng không thời hạn (hợp đồng vô thời hạn) sau một thời gian làm việc nhất định.

Khi công ty phái cử lao động chuẩn bị cử người lao động, có một số điều quan trọng cần lưu ý.

(1) Các công việc không được phép phái cử lao động

Không phải công việc nào cũng có thể cử người lao động đến làm. Theo luật phái cử lao động, có một số loại công việc bị cấm phái cử. Cụ thể là:

• Công việc vận chuyển tại cảng

• Ngành xây dựng

• Ngành bảo vệ

• Công việc liên quan đến y tế tại bệnh viện hoặc phòng khám

• Các nghề luật sư, tư vấn viên xã hội và các chuyên gia khác

Vì vậy, trước khi cử người lao động, hãy chắc chắn rằng công việc đó không thuộc danh sách cấm nhé!

(2) Nguyên tắc cấm phái cử lao động theo ngày

Để bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo sự ổn định trong việc làm, luật phái cử lao động đã quy định rằng việc phái cử lao động theo ngày (nghĩa là hợp đồng lao động dưới 30 ngày) là điều bị cấm trong hầu hết các trường hợp.

Tuy nhiên, cũng có những trường hợp đặc biệt, tùy thuộc vào loại công việc và đặc điểm của người lao động, mà phái cử theo ngày có thể được cho phép.

Vì vậy, nếu bạn đang cân nhắc phái cử lao động theo hình thức này, hãy kiểm tra kỹ để xem liệu có nằm trong trường hợp được phép hay không nhé!

(3) Quy trình xin giấy phép hoạt động phái cử lao động

Nếu bạn muốn kinh doanh trong lĩnh vực phái cử lao động, điều đầu tiên bạn cần làm là xin giấy phép. Theo quy định của luật phái cử lao động (Điều 5, Khoản 1), giấy phép này phải được cấp bởi Bộ trưởng Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi.

Để xin giấy phép, bạn phải nộp đơn tại Cục Lao động tỉnh quản lý văn phòng chính của bạn.

Ví dụ, nếu công ty bạn có trụ sở tại Tokyo nhưng muốn thực hiện hoạt động phái cử lao động tại chi nhánh ở Osaka, bạn sẽ phải nộp đơn xin giấy phép tại Cục Lao động Tokyo, không phải Osaka.

Giấy phép phái cử lao động bắt buộc phải có khi thực hiện hoạt động phái cử lao động. 

Trước đây, hoạt động phái cử lao động có hai loại: phái cử lao động chung và phái cử lao động đặc thù. Nếu công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực phái cử lao động đặc thù, bạn chỉ cần thông báo mà không cần giấy phép. 

Tuy nhiên, sau khi luật phái cử lao động được sửa đổi vào năm 2015, hiện tại chỉ còn loại phái cử lao động chung, và tất cả các hoạt động này đều phải có giấy phép. Nếu bạn muốn bắt đầu hoạt động phái cử lao động, bạn sẽ cần có giấy phép từ Bộ trưởng Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi. Để được cấp giấy phép phái cử lao động, bạn phải đáp ứng các yêu cầu dưới đây.

(1) Không được thực hiện hoạt động phái cử lao động chỉ cho một công ty cụ thể

Hoạt động phái cử lao động được công nhận như một hệ thống điều chỉnh cung cầu lao động. Do đó, nếu bạn chỉ có mục đích phái cử lao động cho một công ty cụ thể, thì hoạt động này sẽ không đủ điều kiện để xin giấy phép.

(2) Có khả năng quản lý nhân sự một cách phù hợp

Để có thể hoạt động trong lĩnh vực phái cử lao động, công ty cần có hệ thống hỗ trợ phát triển nghề nghiệp cho người lao động. Điều này bao gồm việc chứng minh khả năng quản lý tuyển dụng hợp lý, như chọn người chịu trách nhiệm về phái cử và đảm bảo người lao động tham gia được tham gia các chế độ bảo hiểm lao động và bảo hiểm xã hội.

(3) Quản lý thông tin cá nhân một cách chặt chẽ

Các công ty muốn hoạt động trong lĩnh vực phái cử lao động cần phải quản lý thông tin cá nhân theo đúng quy định của luật bảo vệ thông tin cá nhân. Điều này có nghĩa là bạn phải đảm bảo rằng mọi thông tin của người lao động được bảo mật và xử lý một cách an toàn.

(4) Thực hiện hoạt động phái cử một cách hợp lý

Để có thể thực hiện tốt hoạt động phái cử lao động, công ty cần phải đáp ứng một số yêu cầu về tài sản và văn phòng. Về yêu cầu văn phòng, bạn cần đảm bảo rằng:

• Văn phòng không nằm ở những vị trí không thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, như khu vực có nhiều dịch vụ giải trí hoặc mại dâm.

• Diện tích văn phòng phải lớn hơn khoảng 20 mét vuông.

Yêu cầu tài sản sẽ được đề cập chi tiết ở phần sau của bài viết.

(1) Yêu cầu về tài sản trong xin giấy phép phái cử lao động

Khi nộp đơn xin giấy phép hoạt động phái cử lao động, bạn cần đáp ứng các yêu cầu về tài sản như sau:

• Tổng tài sản trừ đi tổng nợ (số tài sản tiêu chuẩn) phải đạt ít nhất là "20 triệu yên × số lượng văn phòng".

• Số tài sản tiêu chuẩn phải lớn hơn hoặc bằng một phần bảy tổng nợ.

• Số tiền mặt và tiền gửi đứng tên công ty phải đạt ít nhất là "15 triệu yên × số lượng văn phòng".

(2) Ngoại lệ cho doanh nghiệp nhỏ hoạt động phái cử cụ thể

Những doanh nghiệp nhỏ đã hoạt động như nhà phái cử lao động cụ thể trước đây sẽ được hưởng sự nới lỏng tạm thời về yêu cầu tài sản.

Nếu bạn chỉ có một văn phòng và số lao động thường xuyên không quá 10 người, bạn sẽ cần đáp ứng các yêu cầu sau đây:

1. Số tài sản tiêu chuẩn phải đạt ít nhất 10 triệu yên.

2. Số tài sản tiêu chuẩn phải lớn hơn hoặc bằng một phần bảy tổng nợ.

3. Số tiền mặt và tiền gửi đứng tên công ty phải đạt ít nhất 8 triệu yên.

Lưu ý rằng, biện pháp nới lỏng này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp đã hoạt động trong lĩnh vực phái cử lao động cụ thể trước đây.

Do đó, những doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động phái cử lao động sẽ không được áp dụng biện pháp nới lỏng này và cần phải đáp ứng các yêu cầu tài sản bình thường như đã đề cập ở phần (1).

Quy trình xin cấp phép cho doanh nghiệp phái cử lao động nói chung thường diễn ra theo quy trình như sau:

(1) Kiểm tra hồ sơ bởi cơ quan lao động

Cơ quan lao động sẽ kiểm tra xem hồ sơ bạn nộp có đầy đủ và hợp lệ không. Nếu hồ sơ không có lỗi, đơn xin của bạn sẽ được chấp nhận.

(2) Khảo sát thực tế công ty

Sau khi đơn được chấp nhận, một đại diện của cơ quan lao động sẽ tiến hành khảo sát thực địa. Tại đây, họ sẽ kiểm tra khả năng của bạn trong việc thực hiện dịch vụ phái cử lao động và sẽ phỏng vấn người phụ trách.

(3) Đánh giá bởi Bộ Lao động

Khi khảo sát hoàn tất, các kết quả sẽ được gửi tới Bộ Lao động để xem xét kỹ lưỡng.

(4) Quyết định của Bộ Lao động

Bộ trưởng Bộ Lao động sẽ tham khảo ý kiến từ Hội đồng Chính sách Lao động và dựa trên những phản hồi này để quyết định có cấp phép hay không. Sau khi quyết định được đưa ra, giấy phép sẽ được cấp qua cơ quan lao động.

(5) Thời gian hoàn tất thủ tục

Thời gian từ khi nộp đơn xin cấp phép cho đến khi nhận giấy phép thường kéo dài từ 2 đến 3 tháng. Nếu hồ sơ có lỗi, thời gian xử lý có thể lâu hơn, vì vậy hãy chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi nộp hồ sơ.

Dưới đây là các giấy tờ tài liệu cần nộp khi xin cấp phép cho doanh nghiệp phái cử lao động (ngành nhân sự), được phân chia theo từng trường hợp là công ty (法人) hay hộ kinh doanh cá thể (個人事業主):

(1) Tài liệu chung cho cả công ty và cá nhân kinh doanh

Dưới đây là các tài liệu mà cả doanh nghiệp hay hộ kinh doanh cá thể loại hình này đều cần phải nộp:

1. Tài liệu chứng minh quyền sử dụng văn phòng: Ví dụ như hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận sở hữu.

2. Tài liệu chứng minh có hệ thống hỗ trợ phát triển nghề nghiệp: Chứng minh rằng bạn có các chương trình hỗ trợ cho người lao động.

3. Bản sao hộ khẩu của người phụ trách phái cử: Tài liệu này chứng minh địa chỉ và thông tin cá nhân của người phụ trách.

4. Quy định quản lý thông tin cá nhân: Các chính sách và quy định về bảo mật thông tin cá nhân của người lao động.

5. Nội quy lao động: Bao gồm các quy định và điều kiện làm việc cho người lao động trong doanh nghiệp.

6. Sơ đồ bố trí văn phòng: Một bản vẽ hoặc sơ đồ thể hiện cách bố trí không gian làm việc trong văn phòng.

(2) Tài liệu đặc thù cho các công ty (法人)

Các tài liệu sau đây là bắt buộc nộp cho các công ty khi xin cấp phép phái cử lao động:

1. Điều lệ hoặc quy chế hoạt động: Tài liệu này mô tả mục tiêu, cơ cấu tổ chức và quy định hoạt động của công ty.

2. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Tài liệu này chứng minh công ty đã được thành lập và đăng ký hợp pháp.

3. Bản sao hộ khẩu của các giám đốc và lý lịch: Thông tin cá nhân của các giám đốc, bao gồm địa chỉ và kinh nghiệm làm việc.

4. Báo cáo tài chính gần nhất: Bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo biến động vốn cổ phần cho năm tài chính gần nhất.

5. Bản sao tờ khai quyết toán thuế doanh nghiệp gần nhất: Tài liệu này xác nhận rằng công ty đã thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn.

6. Giấy chứng nhận nộp thuế doanh nghiệp: Chứng minh công ty đã nộp thuế đúng hạn và không có khoản nợ thuế.

(3) Tài liệu đặc thù cho hộ kinh doanh cá thể (個人事業主)

Các tài liệu sau đây là bắt buộc nộp cho cá nhân khi xin cấp phép phái cử lao động:

1. Bản sao hộ khẩu và lý lịch: Cung cấp thông tin cá nhân, bao gồm địa chỉ và kinh nghiệm làm việc.

2. Bản sao tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân gần nhất: Tài liệu xác nhận rằng cá nhân đã thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

3. Giấy chứng nhận nộp thuế: Chứng minh cá nhân đã nộp thuế đúng hạn và không có khoản nợ thuế.

4. Báo cáo tài chính: Bao gồm bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập.

5. Giấy chứng nhận đăng ký quyền sử dụng đất và giấy chứng nhận giá trị tài sản cố định: Chứng minh quyền sở hữu bất động sản và giá trị tài sản của cá nhân.

6. Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng: Xác nhận số dư tài khoản ngân hàng để đảm bảo khả năng tài chính.

Thủ tục xin cấp phép cho doanh nghiệp phái cử lao động là một quá trình rất chi tiết và phức tạp. Để chứng minh đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước, bạn cần phải chuẩn bị nhiều loại tài liệu khác nhau. 

Nếu bạn là một doanh nhân không có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực này, có thể gặp nhiều khó khăn khi làm hồ sơ và không nhận được giấy phép.

Do đó, chúng tôi khuyến khích nhờ luật sư hỗ trợ trong quá trình xin cấp phép cho doanh nghiệp phái cử lao động. Việc hợp tác với luật sư không chỉ giúp bạn trong việc thực hiện thủ tục xin giấy phép mà còn cho phép bạn nhận được tư vấn về cách thức điều hành doanh nghiệp sau khi nhận được giấy phép.