THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG THỰC PHẨM TỪ VIỆT NAM SANG NHẬT

Thông thường, kinh doanh hàng thực phẩm nhập khẩu ở Nhật thường trải qua quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ liên quan đến thủ tục nhập khẩu

Bước 2: Vận chuyển hàng

Bước 3: Đăng ký nhập khẩu hàng thực phẩm

Bước 4: Tại cơ quan kiểm dịch

- Hàng hóa không cần kiểm tra sẽ được cấp giấy chứng nhận nhập khẩu

- Hàng hóa cần kiểm tra: chia thành 2 loại

Loại 1: Giám sát kiểm tra: モニタリング検査 (2)

Loại 2 gồm: Kiểm tra theo lệnh (1), kiểm tra theo hướng dẫn (1), kiểm tra hành chính (2)

Trong đó (1) là Kiểm tra tại cơ quan mà cá nhân/đơn vị nhập khẩu đăng ký, (2) là Kiểm tra tại cơ quan kiểm dịch.

Hàng hóa kiểm tra xong nếu đạt điều kiện sẽ được cấp giấy chứng nhận nhập khẩu. 

Ngược lại, hàng hóa không đạt điều kiện sẽ bị tiêu hủy, từ chối nhập khẩu…

Bước 5: Thủ tục thông quan tại hải quan

Bước 6: Đưa hàng hóa được thông quan vào lưu thông

Thủ tục tại cơ quan kiểm dịch

Theo quy định của Luật Vệ sinh An toàn Thực phẩm (⾷品衛⽣法), thực phẩm (⾷品) không chỉ là đồ ăn, đồ uống, mà còn là các đồ chứa đựng, bao bì tiếp xúc với thực phẩm. 

Hàng hóa thực phẩm sau khi nhập khẩu dùng để kinh doanh (không phân biệt quy mô lớn - nhỏ, do cá nhân hay tổ chức thực hiện) đều cần có giấy chứng nhận hàng nhập khẩu ⾷品届出済証.

Do vậy, trước khi tiến hành vận chuyển hàng, bạn cần xác định mặt hàng dự định bán tại Nhật của mình có phải là hàng thực phẩm hay không. Nếu có, bạn cần phải gửi giấy đăng ký đến cơ quan kiểm dịch 検疫所 để được cấp phép. Tại đây, bạn cũng có thể trao đổi, thảo luận liên quan đến nhập khẩu hàng thực phẩm từ tư vấn trước với cơ quan chức năng (事前相談) cho đến các thủ tục đăng ký, kiểm tra thực tế. 

Giấy đăng ký nhập khẩu hàng thực phẩm (⾷品届) có nội dung: “"Tôi dự định nhập khẩu sản phẩm 〇〇〇 từ quốc gia 〇〇〇 . Danh sách thành phần và quy trình chế biến của thực phẩm như sau…”

Tham khảo mẫu giấy đăng ký tại đây

Tham khảo danh sách các quầy tư vấn của kiểm dịch các địa phương tại đây

Thủ tục đăng ký này cá nhân có thể tự thực hiện hoặc sử dụng dịch vụ thông quan  các công ty có dịch vụ forwarder (通関業者) .

Ngoài giấy đăng ký hàng nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ liên quan tùy theo loại mặt hàng như: 

• Giấy tờ thuyết minh về nguyên liệu, quy trình sản xuất

• Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm

• Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn…

Giấy đăng ký hàng nhập khẩu (⾷品届) có thể nộp cho cơ quan kiểm dịch từ 7 ngày trước khi hàng được chuyển đến Nhật. Cơ quan kiểm dịch sẽ xem xét giấy đăng ký đã nộp và các tài liệu liên quan, căn cứ theo luật và pháp lệnh để xác định xem mặt hàng đó có cần thiết phải kiểm tra hay không. Dựa theo các thông tin thể hiện trên giấy đăng ký như nơi sản xuất, loại hàng hóa, nguyên liệu, cách thức sản xuất, các chất phụ gia sử dụng…, cơ quan kiểm dịch sẽ xác nhận các nội dung:

• Hàng hóa có tuân thủ các tiêu chuẩn sản xuất được quy định trong Luật Vệ sinh An toàn Thực phẩm hay không?

• Các tiêu chuẩn sử dụng phụ gia có phù hợp không?

• Có chứa các chất độc hại không?

• Nhà sản xuất/Nơi sản xuất đã từng gặp vấn đề về vệ sinh thực phẩm trong quá khứ hay chưa?...

Nếu hàng hóa không cần kiểm tra thì sẽ được cấp giấy chứng nhận nhập khẩu, làm thủ tục thông quan và đưa vào lưu thông. 

Một số mặt hàng sẽ phải thực hiện thêm các kiểm tra cần thiết. Ví dụ như xúc xích (theo luật kiểm soát bệnh truyền nhiễm động vật trong nước), các sản phẩm nông nghiệp (luật bảo vệ thực vật), đồ uống có cồn (luật thuế rượu). Các chất bổ sung trong thành phần ghi trên bao bì có thể phải kiểm tra theo luật dược phẩm và thiết bị y tế…

Về nguyên tắc, chỉ cần bạn chuẩn bị toàn bộ giấy tờ theo hướng dẫn thì sẽ được thông qua. Tuy nhiên nếu là trường hợp nhập khẩu lần đầu, hay với những mặt hàng đặc biệt cần kiểm tra bổ sung, bạn có thể cân nhắc nhập với số lượng ít để tránh lãng phí khi không được cấp phép.

Cơ quan kiểm dịch sẽ cấp giấy chứng nhận nhập khẩu「⾷品届出済証」sau khi kết thúc quá trình thẩm tra, xem xét. 

Thủ tục tại hải quan

Sau khi có giấy xác nhận của cơ quan kiểm dịch thực phẩm, hải quan 税関 sẽ làm thủ tục kiểm tra và cấp giấy thông quan 輸⼊許可. 

Đối với cơ quan hải quan, bạn cần gửi giấy đề nghị thông quan với nội dung: "Tôi đã nhập khẩu mặt hàng 〇〇〇 số lượng 〇〇〇 từ quốc gia 〇〇〇. Nó không chứa bất kỳ chất phụ gia thực phẩm nào bị cấm ở Nhật Bản.  Đề nghị cho thông quan”.

Hàng hóa sau khi được thông quan sẽ đưa vào lưu thông.

Tùy từng loại mặt hàng nhập khẩu mà sẽ phải thực hiện các kiểm tra, kiểm định khác nhau tại cơ quan kiểm dịch. Ở phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu kỹ hơn về nội dung của các cuộc kiểm tra này nhé!

Kiểm tra theo lệnh 検査命令

Chỉ định kiểm tra với các mặt hàng có nguy cơ vi phạm quy định khi kiểm tra theo hướng dẫn 指導検査, giám sát kiểm tra モニタリング検査, hay các quy định khác.

Kiểm tra theo hướng dẫn 指導検査（自主検査)

Là việc kiểm tra nhằm xác nhận tình trạng sử dụng thuốc bảo vệ thực phật, phụ gia, và những thông tin về vi phạm pháp luật của các loại thực phẩm tương tự. Đơn vị nhập khẩu sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ theo hướng dẫn của chính phủ, nhằm đảm bảo trách nhiệm quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm của mình (kể cả với lần nhập khẩu đầu tiên). Hàng hóa đạt tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được cấp giấy chứng nhận kiểm định 試験成績書

Có 3 hình thức kiểm tra mà đơn vị nhập khẩu có thể lựa chọn, đó là:

• Sử dụng hàng hóa đã chuyển đến Nhật Bản để kiểm tra: 

Theo phương pháp này, hàng hóa khi đến Nhật Bản sẽ được lưu giữ tạm thời tại cảng, kho bãi… để kiểm tra. 

Cuộc kiểm tra này có thể được thực hiện bởi các Cơ quan kiểm tra đã đăng ký với Bộ Y tế và Phúc lợi 厚⽣省の登録検査機関 . 

Phí kiểm tra khác nhau tùy thuộc vào hàng hóa nhập khẩu, trung bình từ 20.000 đến 50.000 yên. Kết quả kiểm tra sẽ được công bố sau khoảng 1 tuần.

Trường hợp này, công ty nhập khẩu sẽ phải chịu chi trả các khoản chi phí liên quan đến lưu kho, kéo dài thời gian nhập hàng. Bạn nên tính toán thời gian và chi phí cho hợp lý nhé.

• Kiểm tra theo mẫu sản phẩm đã được gửi đến trước:

Theo cách này, trước khi hàng được vận chuyển đến Nhật, bạn sẽ gửi một số lượng nhỏ tới các cơ quan kiểm tra của Nhật. Cách này sẽ tiết kiệm được chi phí, hạn chế được rủi ro trong trường hợp hàng không đủ tiêu chuẩn.

Có 2 điều cần lưu ý khi thực hiện:  

Thứ nhất, mẫu kiểm tra phải được gửi trực tiếp từ nhà máy hoặc đơn vị xuất khẩu đến cơ quan kiểm định 指定検査機関  tại Nhật Bản .

Thứ hai, cần liên hệ trước với cơ quan kiểm định.

Ví dụ bạn gửi hàng từ Việt Nam đến đơn vị nhập khẩu rồi chuyển đến cơ quan kiểm định thì mẫu kiểm tra sẽ bị coi là không hợp lệ. Ngoài ra có rất nhiều quy tắc cụ thể nên cần tham khảo thông tin từ cơ quan giám định trước đó.

• Kiểm tra tại các cơ quan nước ngoài được bộ Bộ Y tế và Phúc lợi công nhận.

Đây là phương pháp ít rủi ro nhất. 

Cụ thể, đơn vị xuất khẩu sẽ gửi hàng đến các cơ quan kiểm tra tại nước ngoài đã được Bộ Y tế và Phúc lợi chỉ định. Nếu đủ tiêu chuẩn, hàng hóa sẽ được cấp giấy chứng nhận kiểm định và bắt đầu vận chuyển.

Giấy chứng nhận kiểm định có giá trị trong một năm. Khi nhập khẩu cùng một loại hàng hóa thì từ lần thứ 2 trở đi, bạn chỉ cần gửi kèm giấy chứng nhận hàng nhập khẩu và giấy chứng nhận kiểm định cho cơ quan kiểm dịch.

Kiểm tra theo hướng dẫn 指導検査（自主検査)

Là việc kiểm tra giám sát do Cơ quan chức năng thực hiện dựa trên kế hoạch hàng năm để giám sát tình trạng vệ sinh an toàn thực phẩm của hàng nhập khẩu và thực hiện tăng cường kiểm tra tại thời điểm nhập khẩu khi thấy cần thiết. 

Các mặt hàng kiểm tra được lựa chọn ngẫu nhiên. Hàng hóa vẫn có thể nhập khẩu kể cả khi chưa có kết quả thanh tra. Tuy nhiên, nếu phát hiện bất kỳ vi phạm vào sẽ phải thu hồi toàn bộ số lượng hàng hóa đã nhập khẩu. 

Kiểm tra hành chính 行政検査

Khác với モニタリング検査,   đoàn thanh tra vệ sinh thực phẩm tại trạm kiểm dịch sẽ tiến hành kiểm tra tại chỗ với các trường hợp cần thiết như khi có hàng hóa nhập khẩu lần đầu, hay khi phát hiện có vi phạm luật Vệ sinh An toàn Thực phẩm, khi xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển…

Hy vọng qua bài viết này các bạn có thể hình dung được quy trình và hiểu khái quát các thủ tục chính cần làm để có thể kinh doanh hàng thực phẩm nhập khẩu từ Việt Nam sang Nhật. Về các thủ tục, giấy tờ chi tiết khác, các bạn có thể thảo luận trực tiếp với cơ quan kiểm dịch để được tư vấn cụ thể hơn nhé! 

Trường hợp cần hỗ trợ về thủ tục liên quan đến thành lập công ty, bạn có thể liên hệ với văn phòng luật của Visaoffice để được tư vấn cụ thể.